Trouver des sponsors – le guide – étape 5/6

Trouver des sponsors et/ou des mécènes – étape 5/6

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Trouver des sponsors et/ou des mécènes, le guide en 6 étapes :

  1. Comprendre la différence entre sponsoring et mécénat.
  2. Constituer son équipe de recherche et estimer son budget.
  3. Rédiger son dossier de sponsoring/mécénat.
  4. Identifier des sponsors potentiels et communiquer autour de son projet.
  5. Décrocher des rendez-vous et formaliser les engagements.
  6. Assurer le suivi des engagements et mettre en avant les sponsors et les mécènes.

Retrouvez en fin d’article tous les liens vers les autres étapes du guide.

+ En bonus, téléchargez le guide complet en format pdf ! 

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5. Décrocher des rendez-vous et formaliser les engagements.

5.1 Obtenir des rendez-vous en 3 étapes !

Obtenir un rendez-vous n’est pas chose aisée car les entreprises sont souvent très sollicitées. Notre conseil est de laisser passer quelques jours après l’envoi de votre dossier aux entreprises visées puis de les contacter par téléphone de préférence ou par mail.

  • Étape 1 : Dribbler l’assistant(e).

La 1ère étape consiste à obtenir le nom du responsable ou du dirigeant qu’il vous faudra convaincre et réussir à le contacter par téléphone. Les mails restent souvent sans réponse mais si vous optez pour cette option, n’oubliez pas de relancer régulièrement la personne.

 

Ensuite il vous faudra “dribbler” son assistant(e) qui a pour mission de filtrer les appels.

Voici deux conseils qui peuvent être utiles : 

  1. Appeler à 8 heures le matin ou après 17h00 le soir, vous aurez des chances de tomber directement sur la personne concernée.
  2. Si vous appelez entre ces heures et que vous tombez sur l’assistant(e) soyez le plus précis et technique possible : « C’est au sujet du projet de sponsoring pour le financement des équipements du Football Club de ”Maville”

 

  • Étape 2 : convaincre son interlocuteur d’accepeter un rendez-vous

La 2ème étape consiste à convaincre votre interlocuteur d’accepter un rendez-vous. Une fois en ligne, vous aurez peu de temps pour cela.

Présentez-vous, énoncez la raison de votre appel en précisant qu’il s’agit d’un club de football et que le partenariat permet de bénéficier d’une réduction fiscale N’exposez pas en détail votre projet et proposez-lui directement un rendez-vous. Si la personne est sensible au football et/ou à la notion de réduction fiscale, il est possible qu’elle accepte de vous rencontrer.

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  • Étape 3 : savoir être décisif pendant le rendez-vous

La 3ème étape est le fameux rendez-vous que vous avez enfin décroché. Vous avez obtenu un rendez-vous, bravo ! Cependant, la partie est loin d’être gagnée.

Il faut préparer sérieusement cette rencontre afin de maximiser vos chances de réussite. Informez-vous sur l’entreprise concernée et lors du rendez-vous, exposez votre projet de façon synthétique (en 3-4 minutes sont sufisantes). Appuyez votre discours avec des éléments concrets (palmares, photos etc.).

A la fin de la discussion, en cas de réponse positive, reprenez les grandes lignes de l’entretien qui traduisent votre accord et n’oubliez pas de poser les prochaines étapes (date du prochain rendez-vous, envoi d’une lettre de confirmation, rédaction du contrat etc.).

En cas de refus, ne vous découragez pas. Remerciez votre interlocoteur et analysez les motifs du refus afin de pouvoir adapter votre argumentation lors de votre prochain rendez-vous avec un autre partenaire potentiel.

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    5.2 Formalisez les engagements :

    • Sponsoring

     

    La rédaction d’un contrat n’est pas forcément obligatoire quand les contributions des sponsors sont modestes. Cependant, il est fortement conseillé d’adresser une lettre de confirmation au partenaire. Elle doit comporter les grandes lignes de l’accord et détailler les obligations de chacune des parties.

    Un contrat sera nécessaire à partir du moment où la prestation fournie par le sponsor sera importante. Le contrat constitue alors une garantie pour chaque partie. Plus celui-ci sera clair et précis, plus faibles seront les risques de voir des problèmes survenir dans la phase d’exécution du contrat.

    Contenu d’un contrat de sponsoring :

    1. Présentation des parties : raison sociale, adresse du siège social, n° de siret, capital social, nom, prénom du représentant légal.
    2. Objet du contrat : il s’agit de poser les grands principes de votre partenariat, contribution du sponsor et engagements du bénéficiaire en termes d’exposition médiatique.
    3. Contribution du sponsor au bénéficiaire : détail de la somme engagée par le sponsor et modalités de versement (montant et fréquence des échéances, n° de compte etc.)
    4. Obligations du bénéficiaire : détails de la nature de l’exposition médiatique du sponsor: présence du logo de la marque ou de l’entreprise, le type de support (maillots, shorts, survêtement, calendriers, sites internet, journal du club etc.), taille des logos sur chacun des supports etc.
    5. Durée du contrat de sponsoring : précisez la durée exacte du contrat de sponsoring avec date de début et de fin.
    6. Résiliation et annulation du contrat : description des modalités de résiliation et d’annulation du contrat.
    7. Litige : détail de la procédure en cas de litige (mise en place d’une phase de conciliation, tribunal concerné en cas d’absence de solution amiable etc.).

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      • Mécénat

      Si votre club est éligible au mécénat déductible, le don ouvre droit, pour les donateurs (entreprises et particuliers), comme décrit précédemment à certains avantages fiscaux. Vous devrez délivrer au donateur un reçu fiscal à joindre à la déclaration de revenus.

      Tous les informations et les documents sur le site association.gouv.fr.

       

        Téléchargez notre guide complet en format pdf. Il est totalement gratuit !

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        Les autres articles de cette collection sur le sponsoring et le mécénat :

         

        {:en}Find sponsor part 2{:}{:fr}Trouver des sponsors - le guide - étape 5/6{:}Diego
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